Une organisation a toujours à faire à une diversité de documents et si elle veut être efficace dans ses planifications et les actions qu’elle doit entreprendre, elle doit les gérer au mieux. Différents acteurs de l’organisation sont concernés par ces documents, aussi outre l’organisation matériel de ces derniers, l’intervention par ces acteurs doit-elle être bien gérée.
Pourquoi la gestion documentaire ?
Qu’ils soient en papier ou numériques, les documents doivent être bien classés, leur accessibilité doit être optimisée et la sécurité des informations qu’ils contiennent garantie. Ces documents doivent en effet être facilement mis à la disposition des acteurs internes ou externes de l’entreprise qui sont habilités pour les détenir ou intervenir sur leur contenu. La transmission et la circulation de ces documents doivent être fluides pour qu’aucun élément de la chaîne n’ait à souffrir d’un manque d’information ou d’un long délai d’attente. Néanmoins, seuls les utilisateurs et collaborateurs validés doivent pouvoir y accéder. Par ailleurs, c’est la gestion documentaire qui va permettre l’automatisation des flux documentaires se doivent d’être mis en place.
La gestion des documents et la GED
Au sujet des documents en général, leur gestion doit conduire à la sécurisation des données numérisées, à leur partage facile et à l’amélioration du flux de travail qui les concerne. La numérisation est à faire par le scanning et l’identification de chaque document. Les documents à partager doivent être mis en circulation et archivés au sein d’un système centralisé. A notre époque, la gestion documentaire a plus trait à la gestion électronique des documents ou GED puisque l’ère est à la dématérialisation des documents. Cela implique la digitalisation des informations avec leur dépôt, leur classement, leur validation et leur diffusion. Les données documentées ont un cycle de vie et leur système de gestion va permettre la rationalisation de celui-ci ainsi que la préservation desdites données.
Les outils utilisés en gestion de documents
L’accomplissement de la gestion documentaire requiert l’utilisation des matériels et logiciels appropriés de même que des supports de stockage et un circuit physique et virtuel de diffusion. Doivent être mis en place pour cela des systèmes de classification, une panoplie de matériels de digitalisation de documents papiers et de création de données numériques ainsi que des systèmes de GD basés sur le virtuel et notamment le cloud. Concernant ce dernier aspect, les services de dématérialisation des processus et de sauvegarde sur cloud sont disponibles chez des spécialistes dont la société ARGALIS.
Pour être en phase avec l’évolution de la digitalisation des processus, les différentes organisations dont les entreprises et les divers organismes se doivent d’instaurer chez eux un système de gestion documentaire qui permet l’utilisation et l’exploitation à bon escient des informations et données par tous les acteurs autorisés en toute sécurité et en profitant de la fluidité du circuit.