Accueillir votre événement, c’est le moment que vous avez préparé pendant des semaines, voire des mois. Vous disposez de l’équipe parfaite, d’un excellent programme et – à en juger par la vente des billets – de nombreux invités qui se présentent.
Il est temps de vous asseoir et de vous détendre !Oups, non. Vous aurez le temps de le faire plus tard. Aujourd’hui, vous devez passer à la vitesse supérieure une dernière fois et faire en sorte que le jour de l’événement soit à la hauteur des attentes. Après tout, vous voulez que l’événement rende justice à tout ce que vous avez planifié et organisé.
Voyons comment accueillir l’événement maintenant que le jour J est arrivé.
Voici les différentes étapes à suivre pour assurer le succès de l’événement.
Préparez le lieu
Avant que les invités ne se présentent, vous devez préparer le lieu de l’événement et être prêt à les accueillir. Idéalement, vous ne devriez pas avoir à courir pour mettre les dernières choses en place au milieu de l’événement. Une agence d’hôtessed’accueil à Paris pourra vous assister dans votre démarche.
Arrivez tôt avec votre équipe et préparez le lieu. Voici une liste non exhaustive :
Placez le mobilier (tables d’inscription, disposition des sièges, etc.).
Décorez le lieu.
Vérifiez que tous les équipements informatiques, audio et vidéo fonctionnent.
Préparez la scène et les accessoires dont vos orateurs ou artistes pourraient avoir besoin.
Assurez-vous que les traiteurs externes (le cas échéant) sont arrivés et ont commencé leurs préparatifs.
Assurez-vous que tous les rafraîchissements – comme les boissons de bienvenue – sont en place.
Installez les bannières et autres matériels de vos sponsors.
Vérifiez une nouvelle fois vos dispositions en matière de sûreté et de sécurité (les trousses de premiers secours sont en place, les issues de secours ne sont pas bloquées, etc.)
Si vous avez une équipe de bénévoles qui vous aide, assurez-vous qu’ils ont été informés des tâches qui leur sont assignées et qu’ils connaissent la disposition des lieux.
Faites une dernière visite des lieux peu de temps avant l’arrivée des premiers invités ou artistes afin de repérer tout ce que vous auriez pu oublier.
Accueillir vos artistes/conférenciers
Si votre événement fait appel à des artistes ou des orateurs, assurez-vous que des personnes sont chargées de les accueillir et de répondre à leurs besoins. Vous ne voulez pas qu’ils aient faim, qu’ils aient soif ou qu’ils soient confus quant à leur rôle dans l’événement.
Dans de nombreux cas, vous recevrez une liste de préparation de la part de ces artistes avec les équipements, les accessoires et autres exigences indispensables. Parcourez cette liste et vérifiez que vous avez tout ce dont ils pourraient avoir besoin.
Si vous ne les avez jamais rencontrés en personne, veillez à vous présenter. Vous voulez montrer votre appréciation et vous rendre accessible au cas où ils auraient des questions ou des commentaires pendant l’événement.
S’occuper de l’enregistrement des invités
Une équipe doit être présente aux portes pour s’occuper de l’enregistrement des nouveaux arrivants, scanner leurs billets, servir les boissons de bienvenue, distribuer les badges, etc.
Vérifiez que vos scanners de codes-barres ou de QR sont correctement configurés. Si vous utilisez une plateforme événementielle qui propose une application gratuite de lecture des billets (comme Billetto), assurez-vous que les membres concernés de votre équipe ont installé l’application à l’avance. Il est bon d’effectuer quelques scans de test et de vérifier que tout fonctionne comme prévu.
Si vous avez imprimé une liste d’invités et que vous rayez les personnes à la main, notez le nombre de personnes qui se sont présentées et ajustez votre personnel en conséquence.
Encouragez la participation
Vous n’avez pas travaillé si dur pour que tout le monde soit là pour que vos invités s’ennuient et se désintéressent rapidement. La dernière chose que vous voulez, c’est qu’ils soient rivés à leur téléphone ou qu’ils vérifient leur montre.
S’il s’agit d’une conférence ou d’un événement axé sur les orateurs, le programme doit être construit autour de la participation du public. Vos orateurs pourraient envisager une séance de questions-réponses à la fin de leur discours et peut-être intégrer des quiz interactifs à leurs présentations.
S’il s’agit d’un événement décontracté, essayez d’organiser un jeu pour briser la glace ou une compétition amicale entre vos invités. Préparez des zones avec des activités auxquelles ils pourront s’adonner pendant leur temps libre en se promenant dans le lieu de réunion.
N’oubliez pas non plus vos participants virtuels. Vous pouvez envisager de retransmettre votre événement en direct sur Facebook ou même de vous lancer dans la réalité virtuelle et de permettre aux gens de « participer » à votre événement à distance.
Inspirer des partages sur les médias sociaux
Votre promotion sur les médias sociaux ne s’arrête pas le jour même. En fait, c’est l’occasion idéale de créer un buzz autour de votre événement en cours.
Incitez les gens à utiliser le hashtag de votre événement lorsqu’ils en parlent sur leurs réseaux sociaux ou qu’ils partagent des photos et des vidéos de l’événement. Une façon de procéder est de demander aux gens de tweeter des questions à l’orateur actuel avec un hashtag attaché afin que vous puissiez rapidement les trouver et les trier.
Une autre idée est d’avoir un photobooth ou un autre endroit désigné pour les photos avec le nom de votre événement et le hashtag bien visibles. Lorsque les gens prennent et partagent des photos d’eux-mêmes, ils font automatiquement la promotion de votre événement auprès de leurs followers.
Cela vous aidera également à trouver du matériel visuel de qualité pour le marketing de vos futurs événements.